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Logiciel périscolaire

Logiciel périscolaire : un outil qui s’adapte à votre structure

Un logiciel périscolaire gère les inscriptions, les plannings, la facturation des familles et la communication d’un accueil de loisirs ou d’une association. Le bon outil n’est pas celui qui a le plus de fonctions : c’est celui qui colle à votre façon de travailler, et derrière lequel quelqu’un répond quand la rentrée arrive.

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Rédigé par Gauthier Ciprian, gérant et fondateur de DGS Création. Dernière mise à jour : .

En 30 secondes

L’essentiel à retenir

Si votre logiciel périscolaire vous oblige à tenir des tableurs à côté, à corriger les factures à la main ou à expliquer aux parents comment le contourner, ce n’est pas votre organisation qui pose problème : c’est l’outil qui ne lui correspond pas.

Un logiciel conçu pour votre structure reprend vos univers d’accueil (périscolaire, mercredis, vacances, séjours), vos règles de facturation (quotient familial, aides CAF) et votre identité. Il se construit par paliers et continue d’évoluer avec vous, saison après saison.

La différence se joue aussi après la mise en ligne : un interlocuteur qui connaît votre structure, joignable en rentrée. Chez L’Île aux Copains, association périscolaire à Habsheim près de Mulhouse, le traitement d’une inscription est passé d’environ 2 h à 30 min par dossier.

Le problème

Quand le logiciel impose son fonctionnement à votre structure

La plupart des structures ne partent pas de zéro : elles ont déjà un outil. Le souci, c’est qu’il a été pensé pour une structure « moyenne » qui n’existe pas. Vos mercredis ne fonctionnent pas comme vos vacances, vos séjours ont leurs propres règles, votre barème tient compte de cas particuliers. Alors on bricole : un tableur pour les listes d’attente, un autre pour les pointages, des corrections de factures en fin de mois.

Le coût de ces contournements est rarement mesuré, mais il est bien réel : des heures de ressaisie, des erreurs qui arrivent jusque dans la boîte mail des familles, et une équipe qui passe la rentrée au téléphone au lieu d’accueillir les enfants. Si vous cochez plusieurs cases de l’autodiagnostic, la question n’est plus de trouver une astuce de plus, mais un outil qui part de votre fonctionnement réel.

La solution

Un logiciel construit autour de votre organisation

Tout commence par une phase d’écoute : comment se passe une inscription chez vous, qui valide quoi, quelles règles de facturation s’appliquent, où se situent les pertes de temps. Le logiciel reprend ensuite votre vocabulaire et vos étapes, pas celles d’un éditeur. C’est ce qui rend la prise en main rapide, y compris pour des équipes qui mélangent salariés et bénévoles.

Concrètement, un logiciel périscolaire sur mesure relie trois briques à une seule base de données : un portail famille où les parents gèrent inscriptions, absences, documents et factures ; un back-office pour l’équipe (inscriptions, pointages, facturation avec barèmes, quotient familial et aides CAF, extractions comptables, droits d’accès par rôle) ; et, si vous le souhaitez, le site internet de la structure, alimenté automatiquement. Une information saisie une fois circule partout.

L’autre intérêt, moins visible au départ, c’est l’évolutivité. Votre structure change : un nouvel accueil ado, un séjour de plus, un financeur qui demande un nouvel export. Avec un outil conçu pour vous, ces évolutions s’ajoutent à l’existant au lieu d’attendre qu’un éditeur les juge prioritaires. C’est la logique que nous détaillons sur notre page logiciel métier sur mesure.

Côté familles

Un portail que les parents utilisent vraiment

Un portail famille n’a d’intérêt que si les parents s’en servent. Cela passe par une interface claire, pensée d’abord pour le téléphone, et par une identité qui ressemble à la structure plutôt qu’à un logiciel administratif. Le design est entièrement à la carte : couleurs, illustrations, ton des textes, tout part de l’identité de la structure. Chez L’Île aux Copains, l’espace parent reprend l’univers illustré de l’association ; une autre structure aura un portail sobre et épuré si c’est ce qui lui ressemble.

Derrière l’habillage, ce sont les règles de la structure qui travaillent. Le portail n’affiche à chaque enfant que les activités de sa tranche d’âge. Le planning périscolaire se remplit midi et soir sur un calendrier, avec une date limite au-delà de laquelle le mois se verrouille, et chaque demande affiche son statut : en cours, en liste d’attente, validée ou refusée. Les parents savent où ils en sont sans appeler le bureau.

Captures réelles

Le portail famille de L’Île aux Copains en images

Captures issues d’un compte de test. Les noms et les photos sont floutés : dans un logiciel périscolaire, les données des familles ne se montrent pas.

Accueil de l’espace parent de L’Île aux Copains : carte illustrée donnant accès au périscolaire, aux mercredis, aux vacances, aux ados et aux séjours
L’accueil de l’espace parent : chaque univers de l’association (périscolaire, mercredis, vacances, ados, séjours) est accessible depuis une carte illustrée. Un design à la carte, créé pour cette association.
Planning périscolaire mensuel avec cases midi et soir, date limite de saisie et légende des statuts de demande
Le planning périscolaire : les parents cochent midi et soir, le mois se verrouille à la date limite et chaque demande affiche son statut (en cours, liste d’attente, validée, refusée).
Accueil de loisirs des vacances proposé à un enfant selon sa tranche d’âge, avec thème, dates et date limite d’inscription
Les accueils de loisirs des vacances : une fois l’enfant sélectionné, le portail n’affiche que les activités de sa tranche d’âge, avec le thème, les dates et la date limite d’inscription.

Un outil qui évolue

De 2024 à 2026 : le logiciel a grandi avec l’association

Chez L’Île aux Copains, rien n’a été livré d’un bloc. Chaque palier a été mis en ligne une fois le précédent adopté par l’équipe et les familles.

  1. Palier 1

    Préinscriptions périscolaires en ligne

    Première brique mise en ligne : les familles déposent leur demande sans dossier papier.

  2. Palier 2

    Gestion du périscolaire et des mercredis

    Plannings, inscriptions et absences gérés directement dans le portail et le back-office.

  3. Palier 3

    Accueils de loisirs (ALSH)

    Les vacances rejoignent l’outil, avec leurs propres règles et dates limites.

  4. Palier 4

    Séjours

    Un univers de plus, ajouté sans remettre en cause ce qui fonctionnait déjà.

  5. Palier 5

    Comptabilité et facturation

    Barèmes, quotient familial, aides CAF, génération des factures et extractions comptables.

Après la mise en ligne

Un interlocuteur qui connaît votre structure

Un logiciel périscolaire vit au rythme de l’année scolaire, avec un pic que tout le monde connaît : la rentrée. C’est le moment où les inscriptions affluent, où les familles découvrent l’outil et où une question sans réponse bloque toute une équipe. Notre suivi est organisé autour de ce calendrier plutôt que d’une file de tickets anonyme.

En période de rentrée, nous visons une réponse dans l’heure, et au plus tard dans les quatre heures. Le reste de l’année, les demandes courantes et les petits ajustements sont traités sous 24 à 48 heures. Un problème qui bloque les inscriptions ou la facturation est pris en charge dans l’heure, quelle que soit la période.

Surtout, vous parlez à l’équipe qui a conçu votre outil, basée à Mulhouse, à quelques kilomètres de nombreuses structures du Haut-Rhin. Pas besoin de réexpliquer votre fonctionnement à chaque appel : nous le connaissons déjà. C’est ce qui ressort le plus souvent des retours de nos clients, ci-dessous.

Nos délais

Un suivi calé sur le calendrier scolaire

  • 1 h problème bloquant

    Prise en charge dans l’heure d’un problème qui bloque les inscriptions ou la facturation, quelle que soit la période.

  • 1 à 4 h en période de rentrée

    Notre objectif de délai de réponse pendant la rentrée scolaire, le moment où tout se joue.

  • 24 à 48 h demandes courantes

    Traitement des petits ajustements et questions courantes le reste de l’année.

  • ÷4 temps d’inscription

    Traitement d’une inscription passé d’environ 2 h à 30 min par dossier chez L’Île aux Copains (cas client DGS Création).

Ils en parlent

Ce que disent l’équipe et les parents de L’Île aux Copains

4,9

Basé sur 103 avis
Google, Facebook & Pages Jaunes

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Florence Martin

· Google

★★★★★

Je publie cet avis depuis mon compte personnel, mais au nom de l'association pour laquelle je travaille depuis 21 ans, L'Île Aux Copains - Habsheim - Dietwiller. Un immense merci à toute l'équipe de DGS Création pour la réalisation de notre nouveau site internet. Le résultat est remarquable : un site moderne, esthétique, intuitif et parfaitement adapté à nos besoins. Toutes les fonctionnalités dont nous avions besoin ont été intégrées avec efficacité, ce qui facilite grandement notre travail au quotidien. Une mention particulière à Gauthier, avec qui nous avons principalement collaboré tout au long du projet. Son professionnalisme, sa disponibilité, son écoute et sa capacité à comprendre nos attentes ont été précieux. Il nous a accompagnés à chaque étape avec beaucoup de sérieux et de bienveillance. Même après la mise en ligne du site, Gauthier reste présent pour nous conseiller et nous aider lorsque nous rencontrons une difficulté ou avons besoin d'un ajustement. Cet accompagnement dans la durée est particulièrement appréciable et rassurant. Nous sommes pleinement satisfaits de cette collaboration et recommandons vivement DGS Création à toute association ou entreprise souhaitant créer ou refondre son site internet avec un partenaire de confiance. ⭐️⭐️⭐️⭐️⭐️ Merci encore pour votre excellent travail !
Catherine Raub

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★★★★★

Un grand merci à DGS Création qui a eu à cœur de mettre son professionnalisme, ses compétences et sa créativité dans la création du site internet sur mesure, pour un secteur sortant des sentiers battus : une association périscolaire qui propose également des services variés comme des séjours, des stages et des accueils de loisirs pour plusieurs centaines de familles. Gauthier sait se rendre disponible et est à l’écoute de nos besoins de manière réactive. Il fait évoluer le site en fonction de nos demandes en respectant l’esprit de l’association et un cahier des charges extrêmement rigoureux. Il s’engage personnellement dans la réussite du projet et continue de nous accompagner. MERCI!!
sandrine chenot

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★★★★★

Plus qu'un développeur de logiciel et de site internet, DGS création s'inscrit comme un véritable partenaire de projet. Force de proposition, méthodique, réfléchis, et la livraison d'une prestation aboutie nous ont totalement satisfaits. Gauthier est un véritable atout dans la démarche, sympathie, compétence et professionnalisme ont créé une alchimie qui a permis de développer le projet dans d'excellentes conditions, sa disponibilité et son écoute ont largement contribuer à la réussite de notre projet.
Smyle 68

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★★★★★

Au nom de l'île Aux Copains, mais également en mon nom, j'aimerai remercier DGS création pour le magnifique travail réalisé ! Dès le départ, nous avons été écouté avec beaucoup de bienveillance et de professionnalisme. L'équipe a su traduire exactement ce que nous souhaitions pour notre site internet (ce qui n'était pas une mince affaire affaire !!!) DGS création a su prendre en compte nos besoins tout en étant force de proposition. ​Le résultat est fluide, personnalisé et correspond à 100 % à nos attentes et même bien plus ! Je souligne vraiment leur réactivité et leur accompagnement. Merci Gauthier d'avoir été aussi patient, attentif à nos besoins et à l'écoute. Je les recommande les yeux fermés ! Merci pour tout et je vous souhaite beaucoup d'autres beaux projets.
HASSAN AIT EL KADI

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★★★★★

Dgs Création a su être à l’écoute des besoin exprimés et ont les ont transformés en un site efficient, intuitif et répondant au cahier des charges. La disponibilité, l’écoute et surtout la proposition en solution pratique sont un réelle force pour la réalisation du projet !!

Changer de logiciel

Changer de logiciel sans casser la rentrée

La peur du changement est souvent le premier frein, et elle est légitime : personne ne veut perdre ses dossiers familles ou désorienter les parents en pleine saison. La bascule se prépare donc en dehors des périodes chargées, avec une reprise des données de l’ancien outil (familles, enfants, historique utile) plutôt qu’une ressaisie complète.

Le déploiement se fait brique par brique. On met d’abord en ligne celle qui fait gagner le plus de temps, souvent les inscriptions, puis on ajoute les suivantes une fois la première adoptée. L’équipe est formée à chaque étape et les familles n’ont qu’une nouveauté à la fois à découvrir.

Enfin, le logiciel vous appartient. Vos données restent les vôtres, hébergées sur une infrastructure maîtrisée avec des accès limités selon le rôle de chacun, ce que le RGPD exige pour des dossiers d’enfants. Et les évolutions dépendent de vos priorités, pas de la feuille de route d’un éditeur.

FAQ

Questions fréquentes sur le logiciel périscolaire

Les questions qui reviennent le plus souvent avant de lancer un projet digital, clarifier un besoin ou choisir le bon partenaire. Une autre question ? Écrivez-nous, nous répondons sous 24h ouvrées.

  • Combien coûte un logiciel périscolaire sur mesure ?

    Il n’existe pas de prix unique : le budget dépend des univers à gérer (périscolaire, mercredis, vacances, séjours), de la complexité de vos règles de facturation et des briques retenues (portail famille, back-office, site synchronisé). Le déploiement par paliers permet d’étaler l’investissement. Le chiffrage se fait après un échange sur votre fonctionnement réel : le devis est gratuit et sans engagement.

  • Que se passe-t-il si nous avons un problème en pleine rentrée ?

    Pendant la rentrée, nous visons une réponse dans l’heure et au plus tard dans les quatre heures. Un problème qui bloque les inscriptions ou la facturation est pris en charge dans l’heure, toute l’année. Vous échangez avec l’équipe qui a conçu votre logiciel, qui connaît déjà votre structure.

  • Le logiciel pourra-t-il évoluer si notre structure change ?

    Oui, c’est tout l’intérêt d’un outil conçu pour vous. Un nouvel accueil, un séjour supplémentaire, un export demandé par un financeur : les évolutions s’ajoutent à l’existant selon vos priorités. Chez L’Île aux Copains, le logiciel est passé des préinscriptions à la facturation complète en cinq paliers entre 2024 et 2026.

  • Peut-on récupérer les données de notre logiciel actuel ?

    En général, oui : les fiches familles, les enfants et l’historique utile sont repris depuis les exports de l’ancien outil, puis vérifiés avant la bascule. La mise en service se prévoit hors période chargée pour ne pas perturber la rentrée.

  • Le logiciel gère-t-il le quotient familial et les aides CAF ?

    Oui. Barèmes tarifaires, tranches de quotient familial, aides CAF et génération des factures font partie du moteur de facturation, avec les extractions comptables et les statistiques utiles à la direction et aux financeurs.

  • Nos équipes et nos bénévoles ne sont pas à l’aise avec l’informatique : est-ce bloquant ?

    Non. Comme l’outil reprend votre vocabulaire et vos étapes, la prise en main est beaucoup plus rapide qu’avec un logiciel générique. Le déploiement brique par brique et une formation à chaque étape permettent aux équipes, salariées comme bénévoles, de suivre sans rupture.

  • Comment sont protégées les données des enfants et des familles ?

    Par une collecte limitée au nécessaire, un hébergement maîtrisé, des droits d’accès selon le rôle de chacun et une séparation stricte entre l’espace des familles et l’administration. Le logiciel vous appartient et vos données restent les vôtres.

  • Faut-il aussi refaire le site internet de la structure ?

    Ce n’est pas obligatoire. Mais quand le site est relié au logiciel, les activités, les vacances et les séjours ne sont saisis qu’une fois côté gestion puis publiés automatiquement. Si votre site actuel vous convient, le logiciel fonctionne aussi de façon autonome.

Pour aller plus loin

Prestations et ressources liées

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Échangeons 30 minutes en visio : nous regardons votre fonctionnement actuel (inscriptions, plannings, facturation), identifions la brique la plus utile pour démarrer et vous remettons un devis clair sous 48 heures.

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