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Cas client · Logiciel métier sur mesure (SaaS)

Logiciel métier périscolaire sur mesure pour L’Île aux Copains

Une association périscolaire alsacienne remplace son logiciel générique par un outil SaaS développé sur mesure en Symfony : portail famille sécurisé, back-office complet et site vitrine synchronisé. Récit d’un projet métier mené par étapes entre 2024 et 2026.

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L’essentiel en bref

Le projet en résumé

L’Île aux Copains, association périscolaire à but non lucratif basée à Habsheim (68), près de Mulhouse, s’appuyait sur un logiciel générique inadapté qui imposait des ressaisies et une double saisie entre la gestion et le site vitrine.

DGS Création a développé un logiciel métier SaaS sur mesure en Symfony, structuré en trois briques : un portail famille sécurisé, un back-office d’administration complet et un site vitrine synchronisé, déployés progressivement de 2024 à 2026.

Résultat : un traitement des inscriptions ramené d’environ 2 h à 30 min par dossier et un gain de productivité estimé à environ +30 % pour les équipes.

Chiffres clés

Les résultats du projet en un coup d’œil

  • ÷4 temps de traitement

    Traitement d’une inscription ramené d’environ 2 h à 30 min par dossier, côté familles comme côté association.

  • +30 % de productivité

    Gain de productivité estimé pour les équipes administratives, libérées des ressaisies et des tâches répétitives.

  • −50 % appels et e-mails

    Baisse estimée des demandes d’information et des appels téléphoniques à fin 2026, grâce au portail famille en libre-service.

  • 3 briques une seule base

    Portail famille, back-office d’administration et site vitrine reliés à une base de données unique, sans double saisie.

La problématique

Un logiciel générique qui ne suivait plus

L’association s’appuyait sur un logiciel devenu complexe, peu ergonomique et insuffisamment adapté à l’évolution de ses besoins. L’outil ne répondait plus aux contraintes réelles de gestion : inscriptions, facturation, extractions comptables, suivi des activités, gestion des familles et organisation des différents univers (périscolaire, mercredis, ALSH et séjours).

Le besoin était clair : disposer d’un outil construit autour du fonctionnement réel de l’association, plutôt qu’un logiciel générique pensé pour toutes les structures du même type. Un second enjeu, tout aussi important, était de coupler ce logiciel métier à un site vitrine afin d’éviter la double saisie des informations liées aux activités, aux ALSH ou aux séjours.

L’objectif n’était pas financier. Il s’agissait de gagner du temps sur la saisie, la gestion administrative et le suivi des différents univers, de fluidifier les démarches côté parents et de réduire les tâches répétitives pour les équipes.

La solution

Comprendre le métier avant d’écrire la moindre ligne de code

Sur un projet aussi spécifique, la réussite se joue d’abord sur la compréhension du métier. Nous avons donc procédé en trois étapes, de l’immersion au déploiement progressif.

La solution se compose de trois briques : un site vitrine administrable, un portail parent sécurisé et une interface d’administration complète. Le portail parent donne accès à la gestion du périscolaire, des mercredis, des séjours et des ALSH, ainsi qu’aux factures, aux inscriptions, aux absences, au chat, au dossier famille et au dossier enfant.

Le back-office d’administration couvre la facturation, les inscriptions, les activités, les utilisateurs et leurs droits d’accès, le contenu du site vitrine, les actualités, les extractions, les statistiques, les aides CAF, les barèmes tarifaires, les tranches de quotient familial et la génération intelligente des factures.

Les difficultés rencontrées

Trouver un tronc commun pour des univers très différents

La principale difficulté a été de trouver un tronc commun capable de répondre aux besoins des différents services de l’association. Les attentes étaient fortes : faire gagner du temps aux équipes administratives, faciliter les pointages depuis une tablette, simplifier la gestion quotidienne.

Nous avons organisé de nombreux rendez-vous, y compris après l’audit initial, pour traiter les imprévus et les besoins complémentaires. Certains éléments n’avaient pas été exprimés dès le départ, non par manque de préparation, mais parce que le projet était intrinsèquement complexe, y compris pour les personnes directement impliquées dans l’opérationnel. C’est précisément le rôle d’un partenaire technique que d’accompagner cette découverte progressive plutôt que de figer un périmètre trop tôt.

Notre approche

Les étapes du projet, de l’immersion métier au déploiement progressif

Un projet mené par paliers entre 2024 et 2026, en partant du fonctionnement réel de l’association plutôt que d’un modèle préconçu.

  1. 01

    Immersion et cahier des charges

    Phase d’immersion avec les responsables de l’association pour recueillir leurs besoins, comprendre leur organisation interne et formaliser leur façon réelle de travailler. Rédaction d’un cahier des charges précis, puis production de maquettes web soumises à validation avant tout développement.

  2. 02

    Développement du logiciel SaaS sur mesure en Symfony

    Développement des trois briques de la solution : un site vitrine administrable, un portail parent sécurisé et une interface d’administration complète, reliés à une base de données unique pour supprimer toute double saisie.

  3. 03

    Déploiement progressif par paliers

    Mise en ligne par étapes : préinscriptions périscolaires d’abord, puis gestion du périscolaire et des mercredis, ensuite les ALSH, les séjours, et enfin la comptabilité et la facturation, pour une appropriation sans rupture du quotidien.

  4. 04

    Points réguliers et ajustements

    Rendez-vous fréquents, y compris après l’audit initial, pour intégrer les besoins émergents, traiter les imprévus et affiner l’outil à mesure que les équipes se l’approprient.

Fonctionnalités

Le portail famille, le back-office et le site synchronisé livrés

  • Portail parent sécurisé : périscolaire, mercredis, séjours et ALSH en libre-service
  • Gestion des factures, inscriptions, absences, dossier famille et dossier enfant
  • Chat intégré entre les familles et l’association
  • Back-office d’administration : facturation, inscriptions, activités et actualités
  • Gestion fine des utilisateurs et de leurs droits d’accès
  • Aides CAF, barèmes tarifaires et tranches de quotient familial
  • Génération intelligente des factures
  • Extractions comptables et statistiques de pilotage
  • Site vitrine administrable synchronisé avec le logiciel métier (zéro double saisie)

Les résultats

Du temps gagné pour les équipes comme pour les familles

L’association ne poursuivait pas d’objectif de chiffre d’affaires. Les gains se mesurent en temps et en confort de travail. Ces chiffres sont des estimations issues des calculs internes de DGS Création et des retours de l’association.

  • Traitement d’une inscription

    ≈ 2 h≈ 30 min

    Par dossier : passage du papier avec ressaisie au numérique en libre-service.

  • Productivité des équipes

    –+30 %

    Estimation interne DGS : temps libéré sur la saisie et les tâches répétitives.

  • Demandes d’info et appels

    100 %≈ −50 %

    Baisse estimée à fin 2026, après la période d’adaptation des familles.

Pourquoi nous

Pourquoi L’Île aux Copains a choisi DGS Création

DGS Création se distingue par sa capacité à comprendre des projets métiers complexes et à les traduire en solutions simples à utiliser. L’agence a déjà développé plusieurs logiciels SaaS et outils sur mesure répondant à des besoins très spécifiques.

Sur ce projet, la différence s’est faite sur l’écoute, sur l’immersion dans le fonctionnement réel de l’association et sur la capacité à proposer une solution technique adaptée, sans imposer de modèle préconçu. La démarche a toujours été la même : comprendre la problématique métier d’abord, définir la réponse technique ensuite.

Le projet a mobilisé le dirigeant de l’agence pour le pilotage technique et la recette, épaulé par trois développeurs experts, sur une base Symfony pensée pour évoluer dans la durée.

La suite du projet

Vers l’automatisation par l’intelligence artificielle

Le passage au numérique a déjà fait gagner un temps significatif aux familles comme aux équipes. Les prochaines évolutions envisagées portent notamment sur l’intégration de fonctionnalités d’intelligence artificielle, pour automatiser certaines tâches récurrentes et alléger encore la charge administrative.

Une trajectoire dans la continuité de la logique du projet : mettre la technologie au service du quotidien de l’association.

Témoignage de William L.

« Je souhaite adresser un remerciement particulier à DGS Création, et plus spécialement à Gauthier. Il lui a fallu beaucoup de patience, de professionnalisme et une solide capacité d’adaptation pour nous accompagner tout au long de cette aventure. Entre le fonctionnement associatif, les périscolaires, les accueils de loisirs, les exigences réglementaires, l’administratif, la comptabilité, les financeurs et une association en pleine évolution, nous ne lui avons probablement pas proposé le projet le plus simple de sa carrière ! »

William L.Directeur · L’Île aux Copains

FAQ

Questions fréquentes sur ce type de projet

Les questions qui reviennent le plus souvent avant de lancer un projet digital, clarifier un besoin ou choisir le bon partenaire. Une autre question ? Écrivez-nous, nous répondons sous 24h ouvrées.

  • Comment savoir si une association périscolaire a besoin d’un logiciel métier sur mesure ?

    Lorsque le logiciel générique en place impose des contournements, oblige à des ressaisies manuelles ou ne sait pas gérer la diversité des univers (périscolaire, mercredis, ALSH, séjours), c’est le signe qu’un outil construit autour du fonctionnement réel de la structure fera gagner un temps considérable. Pour L’Île aux Copains, c’est ce passage qui a divisé par quatre le temps de traitement des inscriptions.

  • Pourquoi créer un portail famille sur mesure pour gérer les inscriptions périscolaires ?

    Un portail famille permet aux parents de gérer eux-mêmes inscriptions, absences, factures et dossiers, à toute heure. Côté association, cela supprime une grande partie de la saisie et réduit les appels et e-mails. Sur mesure, le portail épouse exactement les règles de la structure (barèmes, quotient familial, aides CAF) plutôt que de les contraindre.

  • Comment centraliser inscriptions, présences, factures et dossiers familles dans un seul logiciel ?

    En développant une base de données unique qui relie familles, enfants, activités et facturation, exposée à la fois dans un portail parent et dans un back-office d’administration. Toutes les informations ne sont saisies qu’une fois et circulent ensuite automatiquement entre les modules, jusqu’à la génération des factures.

  • Comment sécuriser les données des familles et des enfants dans un portail en ligne ?

    Par un portail authentifié avec gestion fine des droits d’accès, un hébergement maîtrisé sur VPS dédié et une séparation claire entre l’espace parent et l’administration. Les données sensibles (dossiers enfants, informations familiales) ne sont accessibles qu’aux personnes autorisées, selon leur rôle.

  • Comment éviter la double saisie entre un logiciel de gestion et un site vitrine ?

    En synchronisant le site vitrine avec le logiciel métier : les activités, ALSH et séjours ne sont renseignés qu’une seule fois dans l’outil de gestion, puis publiés automatiquement côté site. C’était l’un des enjeux clés du projet L’Île aux Copains.

  • Comment faire évoluer un logiciel métier au fil des besoins d’une association ?

    En choisissant une base technique solide et modulaire (ici Symfony) qui permet d’ajouter des fonctionnalités sans tout réécrire. Le déploiement progressif et les points réguliers permettent d’intégrer les besoins qui émergent à l’usage, comme de futures fonctions d’automatisation par intelligence artificielle.

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Un logiciel métier, un portail famille ou un SaaS sur mesure à concevoir ?

On part de votre quotidien réel : inscriptions, plannings, facturation, échanges avec les familles. Ensuite on conçoit l’outil qui supprime les ressaisies, livré par étapes pour que vos équipes l’adoptent sans difficulté.

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